Departamento de Documentação e Informação: a importância de fazer a gestão de documentos 

Na quinta e última matéria da série “Alece 190 Anos: o trabalho legislativo pelo olhar dos servidores”, vamos conhecer a história de servidores do departamento responsável por gerir os registros da Assembleia Legislativa do Estado do Ceará (Alece), executando a gestão técnica da informação e de documentos de valor administrativo, financeiro, acadêmico ou histórico-cultural, o Departamento de Documentação e Informação (DDI), vinculado à Diretoria Legislativa.   

Memória e transparência a partir da preservação e organização de arquivos 

O setor que conhecemos como Departamento de Documentação e Informação já passou por várias mudanças ao longo dos anos até se tornar o que é hoje, segundo explica Lise Novaes, diretora do Departamento de Documentação e Informação. Mas, mesmo com o passar do tempo, uma coisa que se manteve foi a missão de resguardar a memória da Alece e garantir a transparência dos atos.  

Parte da equipe do Departamento. Foto: Pedro Albuquerque

“Ao longo do tempo, o departamento passou por grandes transformações. Inicialmente, atuava apenas como um setor responsável por guardar papéis de outros setores, sem controle efetivo sobre esses documentos. Com o desenvolvimento de suas funções, passou a exercer a guarda e a organização desses materiais, evoluindo para um centro de documentação. Posteriormente, foi elevado à condição de departamento”, diz Lise Novaes. 

Ela explica que, atualmente, o DDI é constituído pelas Célula de Documentação Legislativa e Célula de Documentação Administrativa, sendo o responsável por toda a gestão desses documentos, o que consolida o seu papel como um elemento fundamental na organização. Além disso, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), criada pelo Ato Normativo n° 338 de 2023, também é vinculada ao departamento.  

O servidor João Lúcio Nobre também comenta sobre as mudanças mais recentes e marcos no desenvolvimento do trabalho do DDI. João entrou na Alece por meio do último concurso, em 2021, e desde então passou a fazer parte da equipe do departamento. Hoje, também exerce a função de secretário da CPAD.  

Foto: Pedro Albuquerque

“Foram aprovados o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade e Descarte de Documentos (TTDD) relativos às atividades-meio e atividades-fim, os dois instrumentos arquivísticos que dão as diretrizes basilares para a Gestão de Documentos. Ademais, foi implantado o ProDocs, um novo sistema virtual de tramitação de processos que, apesar de não ter sido implantado em toda a Alece, foi considerado um marco, uma vez que não existia um sistema com as mesmas funcionalidades e características”, cita.  

O que é a gestão de documentos 

Mas, o que significa necessariamente gerir arquivos? Se você ficou com essa dúvida, os servidores da Alece elucidam essa questão.  

Quem conta mais sobre isso é a Luana Ponte, servidora da Casa desde 2012 e lotada no DDI há cinco anos.  

“Isso inclui classificar, codificar, organizar, conservar, disponibilizar e eliminar documentos de forma criteriosa, garantindo a integridade e acessibilidade do acervo”, complementa Luana. 

“Somos responsáveis pelos documentos, sejam eles físicos ou digitais. Entende-se por Gestão de Documentos todo o conjunto de atividades que abrangem o ciclo documental, que vai desde a sua produção e classificação até a sua destinação final, seja a preservação ou a eliminação. Também apoiamos as atividades de consulta e realização de empréstimos de documentos, orientando os servidores quanto ao seu correto manuseio”, explica João.  

E apesar de praticamente todo o acervo da Alece ser digitalizado e os novos processos tramitarem pelo ProDocs, plataforma gerenciada e fiscalizada pelo DDI, ainda é possível encontrar arquivos físicos organizados e mapeados nas células do departamento, sobretudo documentos históricos e antigos que datam do início do Parlamento cearense.  

Esses materiais ficam localizadas no Anexo III da Casa e podem ser consultados por servidores, pesquisadores, historiadores e cidadãos em geral. O manuseio é orientado pela equipe do DDI responsável pelo Arquivo. São eles quem aplicam as técnicas adequadas para a preservação e indexação de cada documento.  

Equipe do Arquivo da Alece, parte do trabalho do DDI. Foto: Pedro Albuquerque

A relevância de uma política arquivística e documental 

Ao assegurar que os documentos do Poder Legislativo estadual sejam bem gerenciados, preservados e acessíveis, o DDI contribui diretamente no fortalecimento da democracia participativa, exercendo um papel de resguardo histórico e apoiando a tomada de decisões informadas, como assinala Luana. 

“O trabalho da equipe do DDI garante que informações, leis, resoluções e atos normativos estejam bem organizados, acessíveis e preservados, facilitando a transparência e o acesso à informação por parte da sociedade. Isso promove maior engajamento e participação cidadã. Também permite uma gestão transparente, eficiente e responsável, além de apoiar a tramitação de processos e a consulta pública”.  

Ser servidor público e ser cidadão: as duas faces de uma mesma moeda 

Atuando em uma casa política, o papel de servidor público transcende o trabalho e os espaços físicos da Alece e chega até o cotidiano dos cidadãos, essa é a visão de João.  

“Para além de ser servidor, como cidadão, eu incentivo os meus familiares e amigos próximos a estudarem mais sobre política, sobre o sistema político brasileiro e sobre todas as suas características, desmistificando ideias que muitas vezes são propagados por má-fé ou desconhecimento”, afirma.  

Para ele, conversar sobre essas questões que atravessam o poder público e pensar os problemas que atingem todo o estado é também um dever.  

“Tais problemáticas nos desafiam a questionar os gestores públicos, sejam mandatários legislativos ou executivos, a nos trazerem soluções sustentáveis, mas também a fazermos uma autocrítica, uma vez que não podemos nos isentar da culpa e, portanto, da participação na construção dessas soluções”, acrescenta. 

A série de reportagens “Alece 190 Anos: o trabalho legislativo pelo olhar dos servidores” é uma produção do Núcleo de Comunicação Interna e contou com textos de Ana Vitória Marques, edição de Samaisa dos Anjos, artes do Núcleo de Publicidade da Alece e fotos da equipe de Fotografia da Alece. 

• Confira também as outras reportagens da série:  

Diretoria Legislativa: O papel estratégico de coordenar o legislativo e alcançar a visão de parlamento aberto 

Departamento Legislativo: o caminho das leis, do Plenário ao Diário Oficial 

Comissões Permanentes: a tramitação dos projetos e a construção social das políticas públicas 

CTLegis da Alece: assessoramento e qualificação do trabalho legislativo 

Quem faz a Alece

O quadro "Quem faz a Alece" é uma iniciativa do Núcleo de Comunicação Interna em parceria com a Alece Mídias para conhecermos as pessoas que fazem a Casa do Povo ser o que é: uma instituição respeitada e com forte compromisso com o Ceará.

Os vídeos são publicados no YouTube da Comunicação Interna e enviados na lista de transmissão do Núcleo. Quer fazer parte da lista?  É só adicionar o número (85) 99717-1801 nos seus contatos e enviar uma mensagem solicitando inclusão. 

Confira a seguir a playlist do quadro: 

Edição: Samaisa dos Anjos

Núcleo de Comunicação Interna da Alece 

E-mail: comunicacaointerna@al.ce.gov.br 

Página: https://portaldoservidor.al.ce.gov.br/ 

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