Alece otimiza gestão do seu acervo documental com avaliação e descarte de documentos

A Alece busca, em cada ação, otimizar a gestão e os recursos usados para o funcionamento dos setores da Casa do Povo que prestam serviços valiosos para a população. Entre esses caminhos está a gestão de documentos oriundos dos diversos órgãos.

Nesse trabalho, entra em campo o Departamento de Documentação e Informação (DDI) da Alece. Neste mês, o órgão está realizando o descarte de 640 mil folhas oriundas de processos do Procon Alece. 

Os documentos são descartados após avaliação realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), vinculada ao DDI. A previsão é que o trabalho finalize no dia 12 de dezembro.

Fragmentação e descarte envolvem cuidados com legislação vigente e sustentabilidade - Foto: Pedro Albuquerque

A diretora do DDI, Joseana Soares, que também é a presidente da CPAD, explicou que a iniciativa tem como objetivo otimizar a organização do arquivo principal da Assembleia Legislativa, e a meta é fragmentar dois milhões de folhas de vários departamentos.

Segundo Joseana, os documentos que serão descartados são analisados conforme a legislação vigente, e o Procon Alece foi o setor escolhido para iniciar o processo. Ela explica que toda a documentação da Casa Legislativa vem sendo digitalizada, e isso tem um custo.

“No ano passado, conseguimos gerar uma economia de R$ 252 mil por conta do descarte, já que o que vai para a fragmentação não precisa mais ser digitalizado. Em 2025, nossa expectativa é de uma economia em torno de R$ 700 mil”, aponta a diretora.

A iniciativa da fragmentação dos papéis busca promover a preservação do meio ambiente, a segurança da informação e a economia de recursos, uma vez que esses documentos que atingiram a sua temporalidade não necessitarão passar pelo processo de digitalização.

Equipes do DDI e Procon Alece estão dedicadas ao processo. Foto: Pedro Albuquerque.

Preocupação com o ambiente

A chefe do Procon Alece, Valéria Cavalcante, ressalta a questão da preocupação com o meio ambiente e o apoio da Célula de Sustentabilidade e Gestão Ambiental do Comitê de Responsabilidade Social (CRS) da Alece.

“A participação deles é importante, pois todas as folhas de papel, após fragmentadas, são doadas para instituições que trabalham com reciclagem, e isso é gerenciado pela célula. Ano passado já tínhamos iniciado esse trabalho por ideia da nossa servidora Carla Pimenta, mas este ano, com todo esse apoio, está sendo mais rápido e eficiente”, comemorou.

Valéria ressaltou que o volume de papel diminuirá progressivamente, pois agora os processos são todos digitais. “Só teremos que guardar os processos em papel mais antigos, que ainda estão dentro do prazo de validade definido na lei”.

Como solicitar o descarte

Os setores da Casa que desejarem realizar o descarte de documentos devem buscar orientação com a CPAD pelos telefones 3277-2924 e 3277-2997, assim como o e-mail ddi@al.ce.gov.br. O setor fará a avaliação dos critérios e condições para dar início ao processo de planejamento do descarte da documentação.

“Nós recebemos os documentos e a solicitação entra na pauta da CPAD, onde serão avaliados todos os critérios legais. Se estiver tudo correto, iniciamos o planejamento para o descarte”, explica a diretora do DDI e presidente da CPAD, Joseana Soares. 

Ela reitera que o procedimento visa à questão logística, de acomodar bem os arquivos no espaço físico da Alece. “A partir de janeiro, todos os processos da Casa, internos e externos, serão digitais, e essa demanda começará a diminuir com o tempo”.

A Alece está realizando capacitação para os servidores da Alece usarem o Proged, um sistema de processo de gestão eletrônica de documentos que será implantado a partir de janeiro de 2026.

Edição: Samaisa dos Anjos

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