Oficina de gestão documental capacita servidores da Diretoria-Geral da Alece

Em uma iniciativa para aprimorar a eficiência e a organização dos processos internos, a Assembleia Legislativa do Estado do Ceará (Alece), por meio do Departamento de Documentação e Informação (DDI), realizou na segunda-feira (06/07), uma oficina de gestão documental.

Voltada para os servidores da Diretoria-Geral (DG), a iniciativa teve como objetivo principal capacitar os servidores sobre as melhores práticas e procedimentos para a gestão, classificação e arquivamento de documentos físicos e digitais. A atividade busca fortalecer a transparência administrativa e a modernização dos processos internos. 

Modernização e eficiência

De acordo com o articulador do DDI, Kaio Alexander, a oficina é um passo fundamental para a padronização dos processos. “A gestão documental é a espinha dorsal de uma administração pública eficiente. Com esta capacitação, buscamos não apenas ensinar as técnicas corretas de arquivamento e classificação, mas também conscientizar os servidores sobre a importância de cada documento para a história e a memória institucional da Alece”.

A capacitação abordou tópicos essenciais como:

• legislação aplicável ao tema; 
• fluxos de tramitação de documentos;
• avaliação e destinação de acervos;
• introdução a ferramentas de gestão eletrônica em processo de implantação na Casa. 

João Lúcio Nobre, assessor especial de gestão de documentos, frisou que a oficina é um projeto-piloto que deve ser estendido para os demais órgãos, adaptando o conteúdo e as atividades práticas às necessidades de cada setor. 

“A oficina de gestão de documentos faz uma chamada para outros projetos que estamos desenvolvendo, como o curso de gestão documental, previsto para o fim de agosto, e o levantamento documental, que será realizado nos diversos órgãos para identificar a produção documental de cada setor, os prazos de guarda e a destinação final dos documentos”, detalhou.

Com a orientação da equipe do DDI, os servidores da Diretoria-Geral tiveram a oportunidade de realizar, na prática, os procedimentos arquivísticos necessários para a realização de uma efetiva gestão de documentos. A oficina aplicou a metodologia 5S, focada em otimizar o ambiente de trabalho, reduzir desperdícios e aumentar a produtividade.

Saiba mais 

Equipe do DDI. Foto: Divulgação

O Departamento de Documentação e Informação, vinculado à Diretoria-Geral da Alece, é o órgão responsável por planejar e executar a gestão dos documentos da Casa, abrangendo desde o valor administrativo até o histórico-cultural.

Comunicação Interna da Alece 
E-mail: comunicacaointerna@al.ce.gov.br 
Página: https://portaldoservidor.al.ce.gov.br/ 

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