Alece atualiza instrumentos de gestão documental

A Assembleia Legislativa do Estado do Ceará (Alece) deu mais um passo para modernizar a gestão documental da Casa do Povo com a atualização do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Descarte de Documentos.

A atualização foi publicada no Diário Oficial da Alece (Doalece) e representa um avanço na organização dos documentos administrativos e legislativos, fortalecendo a transparência, a segurança da informação e a preservação da memória institucional.

A diretora do Departamento de Documentação e Informação (DDI), Joseana Soares, explica que a atualização é resultado de um trabalho permanente de aperfeiçoamento da gestão documental no Poder Legislativo.

“Com base em análises técnicas e nas contribuições dos setores envolvidos, sistematizamos atualizações que aprimoram os instrumentos de gestão documental, garantindo maior eficiência administrativa, segurança jurídica, padronização dos procedimentos e conformidade com as necessidades institucionais".

O que muda na prática?

O Plano de Classificação de Documentos estabelece critérios mais claros para classificar, armazenar, localizar, preservar e dar a destinação correta aos documentos produzidos e recebidos pela Alece.

Com isso, os processos passam a ser mais padronizados, reduzindo o tempo de busca por informações e garantindo mais eficiência na gestão documental. 

Já a Tabela de Temporalidade e Descarte de Documentos estabelece por quanto tempo cada documento deve permanecer arquivado e define sua destinação final, indicando quais podem ser eliminados e quais devem ser preservados permanentemente por seu valor probatório, legal ou histórico.

Joseana Soares destaca que as alterações propostas na tabela “resultam de um processo contínuo de escuta ativa junto aos órgãos da Alece e do aperfeiçoamento permanente conduzido pelo Departamento de Documentação e Informação”. 

Entre os principais benefícios das atualizações estão:

• Organização padronizada dos documentos;
• Mais rapidez na localização das informações;
• Definição do tempo de guarda de cada documento;
• Eliminação segura de documentos que já cumpriram sua finalidade;
• Preservação dos documentos de valor histórico e permanente;
• Mais transparência e segurança na gestão da informação;
• Cumprimento da legislação arquivística.

Base legal e responsabilidade

O Plano de Classificação de Documentos está fundamentado na Política Nacional de Arquivos (Lei Federal n.º 8.159/1991) e na Lei Estadual n.º 13.087/2000, que trata do Sistema Estadual de Arquivos (SEDARQ).

Sua elaboração, aprovação e atualização são de competência da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), órgão vinculado ao Departamento de Documentação e Informação (DDI) da Alece.

O colegiado é responsável elaborar, revisar e atualizar os instrumentos arquivísticos, além de orientar os órgãos da Alece sobre sua aplicação.

• Confira o Plano de Classificação de Documentos no Doalece: 

Ano 2 Número 123.pdf

Edição: Samaisa dos Anjos

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