Conheça o trabalho do Departamento de Finanças, Orçamento e Contabilidade

Você sabia que o Departamento de Finanças, Orçamento e Contabilidade (DFOC) está presente em todas as etapas que garantem o uso responsável dos recursos públicos na Alece?

Do planejamento do orçamento ao pagamento, do registro contábil ao acompanhamento dos resultados, o setor atua para garantir que os recursos sigam o caminho previsto e que as informações produzidas ao longo desse processo sejam corretas, transparentes e úteis para a gestão.

É um trabalho que tem impacto direto na qualidade das decisões administrativas e na transparência das informações oferecidas à sociedade.

Com uma equipe de 17 servidores, o trabalho do órgão exige atenção aos detalhes, perfil analítico e, principalmente, muita colaboração, afinal são diferentes etapas e áreas trabalhando juntas para garantir a excelência.

A diretora do Departamento de Finanças, Orçamento e Contabilidade, Sirlei de Souza, destaca que o empenho da equipe garante a efetividade do trabalho. 

“Por trás de todo esse trabalho existem pessoas. É uma equipe que se ajuda, que troca conhecimento e que está sempre disposta a resolver os desafios que aparecem no caminho. A gente costuma dizer que aqui é a nossa segunda casa. E é justamente essa união que faz o departamento funcionar, principalmente nos períodos mais intensos, quando precisamos estar ainda mais juntos para dar conta de tudo”. 

Um trabalho dividido em quatro células

Para dar conta de todo esse fluxo, o DFOC, vinculado à Diretoria Administrativa e Financeira, é formado por quatro células. 

Arte: Célula de Publicidade e Marketing da Alece

A diretora do departamento afirma que cada célula tem uma função específica, mas o trabalho só funciona quando todas estão conectadas.

“É a partir de dados corretos e de processos bem acompanhados que os gestores conseguem tomar melhores decisões, os órgãos de controle podem fiscalizar a aplicação dos recursos e a sociedade pode ter acesso às informações sobre o uso do dinheiro público", destaca Sirlei. 

Ela acrescenta que o DFOC atua com controle, transparência e celeridade, mas tudo isso precisa acontecer de forma muito minuciosa e correta. “Não adianta ter rapidez se o processo não tiver segurança, porque isso impacta diretamente na prestação de contas".

Primeiro passo: tem orçamento?

Antes de qualquer pagamento, é preciso saber se existe recurso previsto para aquela despesa. É aí que entra a Célula de Programação e Execução Orçamentária.

A equipe analisa o processo, confere a dotação e o saldo orçamentário, verifica contratos, classificação da despesa e as autorizações necessárias. Só depois vem o empenho, uma espécie de “reserva” do recurso para aquela finalidade.

A orientadora da célula, Sonale Paiva, explica por que o cuidado é essencial. “Um erro no empenho pode gerar consequências nas etapas seguintes, por isso o trabalho envolve não apenas a execução, mas também o acompanhamento dos controles e a identificação de possíveis fragilidades no processo”. 

Da execução ao pagamento

Depois do empenho, chega a hora de verificar se o serviço ou produto contratado foi efetivamente entregue. Entram em cena os gestores e fiscais dos contratos, responsáveis por acompanhar a execução e atestar o cumprimento do que foi contratado.

É nesse momento que atua a Célula de Movimentação Financeira, responsável pelas etapas de liquidação e pagamento, por meio do Núcleo de Liquidação de Despesa e do Núcleo de Pagamento.

Quando o processo chega à célula, sob orientação da servidora Amanda Oliveira Cardoso, uma nova conferência é realizada, para analisar nota fiscal, vigência contratual, certidões, atestados dos gestores e fiscais e classificação da despesa.

“É um trabalho muito minucioso. Depois que o processo chega para a movimentação financeira, a gente confere novamente toda a documentação, desde a vigência do contrato até as certidões, a nota fiscal e os atestados dos gestores e fiscais”. 

Com tudo regularizado, a despesa é liquidada e segue para o pagamento.

Sonale Paiva, Amanda Oliveira, Sirlei de Souza, Andersson Menezes e Tanzia Pinto. Foto: Pedro Albuquerque

Célula de Contabilidade

Se a execução financeira garante que a despesa siga o caminho correto, a Célula de Contabilidade registra os atos e fatos que afetam ou podem afetar o patrimônio público.

A orientadora  da célula, Tanzia Pinto, destaca que a contabilidade pública tem como objeto o patrimônio público. Então, todos os atos e fatos que afetam ou potencialmente possam afetar esse patrimônio são objeto de registro contábil.

A  contabilidade produz relatórios, indicadores e outras informações que ajudam os gestores a compreender melhor a realidade financeira e patrimonial da Alece. Porque, quando o gestor é bem informado, ele tem melhores condições de tomar uma decisão.

Informação que vira decisão

É nessa transformação dos registros em informação que ganha destaque a Célula de Informações Contábeis, Fiscais e de Custos.

A área, sob orientação do servidor Andersson Menezes, trabalha com informações contábeis e fiscais, além de relatórios, indicadores e painéis que ajudam no acompanhamento da gestão.

Todos os meses, por exemplo, são encaminhadas informações fiscais à Receita Federal, incluindo dados relacionados a contribuições previdenciárias e imposto de renda retido.

Andersson Menezes acrescenta que a célula também desenvolve ferramentas de business intelligence (BI), ampliando as possibilidades de acompanhamento e análise dos dados.

“Hoje a contabilidade não é mais vista apenas como aquela área que registra números. A gente procura munir os gestores para que eles possam tomar decisões cada vez melhores e minimizar erros”. 

De olho nos custos

Dentro da mesma célula existe ainda uma frente que vem ganhando espaço na administração pública: a gestão de custos.

A proposta é avançar para uma análise que vá além da pergunta “quanto foi gasto?” para compreender também como o recurso foi utilizado, qual foi o custo de determinada ação e quais resultados foram alcançados.

Com essas informações, é possível criar indicadores de eficiência e economicidade e oferecer aos gestores e aos órgãos de controle uma visão mais completa sobre a aplicação dos recursos públicos.

Uma rede de controle

O DFOC também mantém uma relação permanente com outras áreas da Alece.

A diretora do departamento, Sirlei de Souza, afirma que a parceria com a Controladoria contribui para o aperfeiçoamento de controles relacionados a despesas, patrimônio, contratos e orçamento. As demandas do Tribunal de Contas do Estado (TCE), por exemplo, frequentemente envolvem informações contábeis, e o departamento participa da elaboração dos esclarecimentos necessários.

“É aqui que a gente consegue perceber as fragilidades de como o processo nasce. E cabe a nós buscar melhorar esse processo, criar indicadores para os gestores internos e também para mostrar à sociedade e aos tribunais de contas como estamos executando aquela despesa".

Ranking de conformidade 

O trabalho do Departamento de Finanças, Orçamento e Contabilidade teve reconhecimento em abril deste ano, quando a Casa do Povo conquistou o 3º lugar no Ranking Estadual de Conformidade da Informação Contábil, Fiscal e Financeira, da Secretaria da Fazenda do Ceará (Sefaz).

Com um índice de 94,60%, a Alece se consolidou entre os órgãos de destaque na gestão pública estadual, garantindo o selo “A” de conformidade, que atesta o compromisso com a qualidade na gestão das informações contábeis, fiscais e financeiras. 

Saiba mais 

O DFOC funciona de segunda a sexta-feira, das  8h às 17h, no 5º andar do Edifício Senador César Cals de Oliveira, sede da Alece.

Edição: Samaisa dos Anjos 

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